protocolo

Aproximación al protocolo y sus usos sociales

Según el diccionario de la Real Academia Española de la lengua, entre otros significados, protocolo es “la regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre”.

Otros significados del término protocolo son “conjunto de reglas y ceremoniales que deben seguirse en ciertos actos o con ciertas personalidades” o “conjunto de normas y procedimientos útiles para la trasmisión de datos, conocidos por el emisor y el receptor”.

Diferencias entre Protocolo, Ceremonial y Etiqueta

Una de las dificultades que encontramos en la definición del término protocolo es la confusión entre protocolo, ceremonial y etiqueta.

Ceremonial:

Anterior al protocolo. Usado en la segunda mitad del siglo XX. Se define como serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne.

Protocolo:

La regla diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre.

Etiqueta:

Estilos, usos y costumbres que se deben observar y guardar en los actos públicos solemnes. Por extensión, se usa para los actos privados como el conjunto de reglas del decoro que guían el comportamiento humano.

 

A nivel de comunicación se identifica el protocolo con una serie de técnicas específicas de comunicación no verbal que se aplican en determinadas ceremonias.

Por su parte, el ceremonial constituye por sí mismo un sistema de comunicación, verbal y no verbal, que suele desarrollarse a través de las funciones de relaciones públicas de las organizaciones, en el escenario natural de los acontecimientos especiales y, con el objetivo de que personas y entidades se relacionen óptimamente.

Mientras que el ceremonial se hace presente en multitud de actos públicos o privados, oficiales o no, el protocolo queda limitado sin embargo a la titularidad estatal de ceremonias de carácter oficial en cualquiera de sus manifestaciones, y, en casos especiales a la participación de autoridades y personalidades del Estado en determinadas ceremonias de carácter no oficial.

El protocolo es por tanto un elemento normativo (regla) restringido a la puesta en valor (ceremonial) de eventos organizados por el Estado, único titular posible de las relaciones interestatales (diplomáticas) e intraestatales (palatinas), y establecidas por costumbre o legalmente (por decreto).

Así, no podemos hablar con propiedad de protocolo social, empresarial o deportivo, puesto que se trata de una técnica de titularidad exclusivamente estatal, materializada en textos jurídicos que solo el Estado puede emitir y que se impone para actos de índole estatal.

En los acontecimientos públicos privados (celebraciones familiares, religiosas,..), y aquellos públicos no oficiales (eventos de formación, inauguraciones,…) también existen ceremoniales donde, al igual que en los acto oficiales ordenan espacial y temporalmente la intervención de los invitados, se establecen unas normas de precedencias, una presidencia, un orden de intervenciones y se definen los honores y privilegios a que cada uno de ellos tiene derecho. Pero sólo se puede aplicar el protocolo en actos oficiales organizados por el Estado, pues el ámbito de aplicación del Decreto 2099/1983 que lo regula está limitado expresamente a los actos oficiales (art. 1.2.) y a los cargos y entes públicos que a ellos acudan (art. 1.1).

Teniendo en cuenta la precisión terminológica que diferencia entre protocolo y ceremonial, no es menos cierto que el término protocolo es utilizado de forma general para cualquier acción que implica orden (espacial y temporal) en el contexto de las relaciones sociales y aunque los puristas del tema continúan considerando que el protocolo fuera de actos oficiales o relacionados con el Estado no existe, es evidente su desarrollo y su creciente importancia en ámbitos genéricos donde se configura como una línea de comunicación encaminada a acrecentar el valor de la fuente de comunicación (empresa, estado, individuo,…) con sus interlocutores y es, por tanto, una herramienta de gran valor para la imagen e identidad personal o corporativa.

Actualmente, tanto a nivel práctico como por parte de diversos autores, se ha superado el tradicional enfoque del protocolo desde la diplomacia y la organización de actos oficiales para imponerse la consideración del protocolo como una técnica de las relaciones públicas para transmitir con fidelidad la identidad organizacional y crear ámbitos relacionales idóneos en acontecimientos especiales, actos o eventos.

En este sentido, definimos el término protocolo como: “Técnica de comunicación no verbal y verbal vinculada a las acciones de relaciones públicas y encaminadas a crear, mejorar o mantener una imagen positiva ante los públicos”.

Orientación de las tareas protocolarias

Partiendo de esta conceptualización, el protocolo aparece en todas las manifestaciones de la vida pública y privada y así, la variedad de circunstancias y escenarios en los cuales la aplicación de las normas de protocolo cobra importancia es tan amplia como la variedad de necesidades de comunicación, tanto a nivel interno como en la proyección externa. Por ello, en la gestión comunicativa de cualquier acto, las tareas protocolarias se orientan a:

  1. Ordenar el desarrollo de los actos a nivel temporal, espacial (simbología u objetos adecuados) y a nivel personal (orden de preferencias).
  2. Respetar las normas, usos, costumbres y tradiciones y adecuarlas al modelo social del lugar y del tiempo (aplicación protocolaria según cada país).

Relación del protocolo con otras disciplinas

El protocolo es interdisciplinar y se apoya en los conocimientos de ciencias como:

Derecho institucional

Permite conocer las estructuras e instituciones del Estado.

Derecho privado

Especialmente el mercantil y el laboral, por lo que se requiere en cuanto a las relaciones de las personas en el sector privado.

Nobiliaria

Trata de la nobleza y genealogía de las familias. Son conocimientos necesarios en el ámbito del protocolo para establecer las precedencias y determinar el trato que corresponde a sus miembros. Hay que distinguir tres clases de nobleza: de privilegio, de sangre y de cargo.

Vexilología

Disciplina que estudia las banderas, pendones y estandartes. Se ocupa de las nacionales, CC.AA, provinciales, municipales, políticas, religiosas, deportivas, empresariales, etc..

Heráldica

Explica y describe los escudos de armas de cada linaje, ciudad o persona. Hay dos distinciones: Heráldica oficial (Estado, regiones, provincias, municipios e instituciones) y la Heráldica Privada: colectiva (grupos, asociaciones u organizaciones) familiar o personal.

Indumentaria

Realiza el estudio histórico de los trajes. El protocolo en la empresa Fuente: UPM Divulgación Dinámica Programa de Formación 6 Protocolo como Técnica de Realización Pública

Sociología

Trata de la estructura y funcionamiento de las sociedades humanas.

Historia

Estudia los acontecimientos pasados y dignos de memoria, sean públicos o privados.

Diplomacia

Como ciencia o conocimiento de los intereses y relaciones de unas naciones con otras.

Normas protocolarias

Dentro de las normas (jurídicas o no) que tradicionalmente se han estimado protocolarias destacan:

Normas protocolarias de carácter ético o moral

Representadas por aquellas que vienen exigidas por el cumplimiento del deber moral y se inspiran en la solidaridad para con los semejantes. Su cumplimiento atañe a la propia conciencia. Por ejemplo, el respeto, las atenciones o la cortesía. Estas normas son las que se reúnen bajo el término de buenos modales.

Normas de carácter social o normas de uso

Representadas por reglas convencionales, variables en el tiempo y lugar, de carácter no vinculante y cuyo incumplimiento solo provoca una “sanción” social. Por ejemplo todas las normas de etiqueta como las relativas al uso de prendas de vestir o a usos y comportamientos en la mesa.

Normas jurídicas

Son dictadas por el Estado o la Comunidad internacional y se revisten con un aspecto preceptivo de mandato. Dentro de las normas jurídicas se incluyen tanto las provenientes del derecho positivo (legislado en códigos, leyes y normas jurídicas) y las provenientes del derecho consuetudinario (el que atiende a las costumbres sociales). Son normas jurídicas por ejemplo, la disposición de las autoridades dentro de un acto público.

Dimensiones protocolarias según el tipo de acto

Además de estos tres tipos de normas, que son los que le dan forman, las dimensiones protocolarias vienen condicionadas por el tipo de acto. A este respecto se diferencia entre actos oficiales y actos privados.

Actos oficiales

Los actos oficiales, son aquellos de carácter público y que son organizados por parte del Estado (La Corona y el Gobierno), o de Administraciones Públicas (Ministerios), Autonómicas (Comunidades Autónomas) o Locales (Ayuntamientos, Diputaciones y Cabildos) y las Cámaras Legislativas, el Ejército, el Poder Judicial y las Corporaciones Públicas. También son actos oficiales aquellos en los que intervienen primeras Autoridades civiles, eclesiásticas o militares. En los actos oficiales es necesario recurrir al Protocolo Oficial (normas y disposiciones legales).

En muchas ocasiones, los actos oficiales no son “puros” ya que se pueden entremezclar con una serie de actos privados e igualmente, aunque un acto organizado por una Entidad pública, suela ser un acto oficial en la mayoría de los casos, no siempre tiene que ser así. En determinadas ocasiones puede organizarse un acto de tipo más íntimo sin ningún tipo de formalidad, quedando en el ámbito de lo estrictamente privado.

En protocolo existe una regla básica por la que el carácter del evento se otorga en base exclusivamente al organizador y no a su naturaleza (cultural, deportivo, universitario,…) ni el rango de los asistentes.

Solo son actos oficiales los organizados por el Estado en cualquiera de sus manifestaciones territoriales: central, autonómico o local y de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial. Así, por ejemplo, no es un acto oficial la entrega de los premios Príncipe de Asturias, organizado por una fundación y sí lo es la inauguración de un festival municipal en una pequeña localidad.

Actos privados

Los actos privados, son aquellos de carácter no oficial organizados por la Iglesia, las asociaciones, tanto de interés general como de interés privado, las empresas o personas o familias con motivos diversos (bodas, cursos, seminarios y eventos particulares, etc.), es decir, organizados por personas, entidades e instituciones de carácter privado.

En el caso de actos privados se debe aplicar el Protocolo Social, es decir, aquellas normas, reglas o costumbres que rigen la convivencia humana que, sin estar determinadas por ley, exigen una vinculación para ofrecer una buena imagen y un correcto desarrollo del acto en sí.

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