Cómo hacer un informe de evaluación

Los informes de evaluación son documentos en los que se valoran de forma detallada todos los elementos relacionados con un proyecto o actividad.

Su función primordial es comunicar determinados resultados a un público interesado, (¿se han cumplido los objetivos? ¿se han cumplido los plazos? ¿se han cumplido las actividades propuestas? ¿cuánto ha costado?¿qué procedimientos o metodología se ha utilizado? ¿cuáles son sus puntos fuertes o débiles? ...) procurando alcanzar la máxima objetividad en su elaboración y planteamientos.

Aunque, en algunos casos y para ciertos destinatarios, los informes de evaluación pueden ser orales, lo habitual es que se trata de informes escritos y, en cualquier caso, los profesionales que realizan la evaluación  y elaboran el informe deben hacer un importante esfuerzo por que éste sea entendido y comprendido por todos aquellos sujetos a los que va dirigido.  Por esto, resulta muy importante identificar y conocer bien a quién va dirigido nuestro informe.

En todo proyecto o actividad existen muchos “implicados” que, en mayor o menor medida, pueden hacer uso de los informes siempre que estos les ofrezcan informaciones oportunas y asequibles. Todo informe debe responder a las preguntas que sean pertinentes para la audiencia a la que va destinado.  Por ejemplo no será lo mismo un informe evaluativo de un servicio de mediación escolar para el profesorado del centro que para el colectivo de padres.  

Aunque es habitual que se planteen varios informes, distinguiendo entre un documento amplio de uso estrictamente interno, y otros informes que, dependiendo de la audiencia, difunden solo algunos elementos de su contenido, existen  algunos teóricos que se muestran partidarios de la elaboración de un solo informe. Esta opción, además de resultar más sencilla, resulta más fuerte y potente ya que,  a través de un único mensaje se transmite un acuerdo general.  En cualquier caso, resulta imprescindible un informe de uso interno o privado para los responsables del proyecto o actividad y un informe público para hacerlo llegar a una audiencia abierta y amplia.

En líneas generales, en la elaboración de informes hay que prestar atención a:

  • Utilizar un lenguaje claro, preciso, sin florituras innecesarias y sin ambigüedades.
  • Asimismo, conviene evitar el uso de palabras vulgares y usar una ortografía, gramática y puntuación correctas para evitar que se deteriore la imagen del profesional y del contenido del informe
  • Ajustar el lenguaje y terminología a los destinatarios. El objetivo es que éstos entiendan perfectamente el contenido del informe. Como regla general, no deben usarse abreviaturas.
  • Explicitar siempre los datos originales sobre los que se basan las inferencias. Se debe evitar incluir apreciaciones personales haciendo uso de formas verbales como: «creo», «pienso», «me gustaría,…  las cuales deben ser sustituidas por otras como: «se observa», «se ha analizado»,… 
  • Remarcar con expresiones del tipo «tal vez”, “probablemente”, “parece que” nuestras afirmaciones cuando no estamos completamente seguros de ellas.

Una posible propuesta en relación a los apartados que deben contemplarse en la elaboración y presentación del informe evaluativo puede ser la siguiente:

Introducción donde aparezca la Intención y sentido del documento, es decir, en qué consiste el informe y cuál es su propósito y la Indicación del profesional, es decir, la institución o colectivo que ha realizado la evaluación y emite el informe.

Sumario, en el que se resuma brevemente el contenido del informe y se especifiquen los apartados y subapartados en que se organiza el informe

Descripción del programa, actividad o caso que ha sido objeto de evaluación, indicando toda la información relevante en torno al mismo. Por ejemplo,  si se trata de un programa breve historia, objetivos, características, actividades, recursos, institución que lo pone en marcha, apoyo económico,…

Descripción del estudio evaluativo, lo que implica hablar del proceso de evaluación desarrollado, haciendo referencia a los contenidos de la evaluación, sus fases, los indicadores utilizados, el método y los procedimientos de recogida de información y de análisis de la misma, etc.

Presentación de los principales resultados, procurando que dicha presentación sea clara y recurriendo para ello a herramientas como las tablas, gráfica, mapas conceptuales, etc. En definitiva, a todo aquello que facilite que la información sea fácilmente legible.

Discusión de los resultados y valoración. En el informe de evaluación no se pueden solo describir los resultados, sino que deben aparecer comparados con los referentes que se usen en la evaluación (necesidades, metas del programa,…) y emitir la oportuna valoración.

Conclusiones y recomendaciones, lo que constituye la toma de decisiones posterior a la valoración. Es decir, la valoración realizada en el paso anterior debe llevar a tomar decisiones que se encaminan a plantear mejoras y/o  acciones  futuras.

Esperamos que os haya resultado útil esta primera aproximación a los informes de evaluación. ¿Le agregarías algún apartado más a la propuesta que te hemos presentado ¡No olvidéis compartirlo!

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